Jul 08

Organizar viajes de empresa como premio para los mejores empleados.

Para motivar, recompensar o solidificar un equipo, las grandes empresas se han acostumbrado a organizar viajes en grupo. Fórmulas adaptadas también existen para las PYME. Consejos para un viaje exitoso (y con presupuesto más limitado):

Organizar un viaje, un trabajo de verdad

Hemos entrevistado a marta Perrez martinez, gestora de una empresa especializada en la organización de viajes de empresa. ¿Sus clientes? PYME de todos los tamaños y de todos orígenes que desarrollan fórmulas de viajes fuera de lo común. Recientemente, por ejemplo, la agencia reservó una estancia en el desierto del norte de África en tuareg, otro viaje era una carrera de aventura en Canadá, durante la cual los participantes vivieron junto a los cazadores. ” Este tipo de aventura no se organiza en unas pocas llamadas”, ella comenta. Y el objetivo, una vez allí, es permitir al empresario de centrarse en sus clientes, y arreglar las diversas contingencias que puedan reservar un viaje. ”

Dinámica colectiva

Además, tal vez volverá decepcionado por el comportamiento de algunos de sus empleados por su dificultad al mezclarse con otros participantes. ” Una actitud común pero difícil de entender “, admite Marta. ” En primer lugar, la empresa puede legítimamente considerar que no pagó por sacar el lado malo de sus empleados, nos comenta Marta. Por otra parte, a menudo permite darse cuenta de quien aporta negatividad al grupo. ”

Una organización que deja sitio a la sorpresa

Esto no debería impedir que los organizadores establezcan escapadas permitiendo a los empleados de explorar la realidad social y ambiental del país. Este es el caso de la agencia inusual, agencia francesa, que diseña estancias en otras empresas extranjeras, donde los empleados se confrontan a la realidad social de otras culturas. Su viaje comienza en Irlanda, por ejemplo … el autobús de repente ya no avanza y esta supuestamente roto y mudamos a todos los empleados a otro car – todo eso organizado con la ayuda de un actor – y los participantes esperan en el pub de al lado… Así, se crean lazos entre los empleados que no tienen otro remedio que esperar juntos y hablar. También esas situaciones excepcionales dejan que salgan las verdaderas personalidades … El turismo de negocios puede conciliar originalidad y utilidad Es incluso la oportunidad de proporcionar recuerdos para su empresa y sus clientes.

Prepararlo

Este tipo de viaje no tiene que ser muy costoso y no es muy necesario contratar a alguien para que organice absolutamente todo el viaje. Si de verdad usted quiere que su equipo viaje al extranjero, recomendamos un país cercano para que el transporte no cueste mucho. Podrá ir en autobús o en avión (en Mascupon puedes encontrar varios descuentos), ya que hoy en día las fronteras no son tanto un problema como antes gracias a las nuevas compañías low cost. De hecho, los hoteles tampoco cuestan mucho y puedes encontrar grandes oportunidades en bestday o Groupon, ya que encima existen comparadores de precios que te permiten reservar una habitación a su precio mínimo.

Una vez en la ciudad deseada, gracias a internet no cuesta mucho encontrar actividades que pondrán un ambiente agradable entre el equipo.

May 18

9 Consejos para la planificación de viajes en grupo

Planificar un viaje puede ser estresante en sí mismo. Añadir algunas personas extra en la mezcla hace que la planificación de viajes en grupo sea aún más estresante. Pero no tiene por qué serlo. Estas son sus vacaciones después de todo, y usted no debe necesitar unas vacaciones de sus vacaciones. Por lo tanto, estoy compartiendo mis consejos para la planificación de viajes de grupo, para que su viaje puede ser libre de estrés.

Designa un líder de grupo

El nombramiento de un líder de grupo debe ser su primera tarea en la planificación de un viaje en grupo. Esta persona no es sólo el planificador, sino que también es el enlace principal, el primer punto de contacto y la persona que asegura que todos los documentos y planes de viaje estén sincronizados. Esto incluye administrar pequeños detalles como asegurarse de que las vacunas y los documentos de viaje estén al día. Por ejemplo, los pasaportes que expiran dentro de los seis meses deben renovarse.

Organiza tus planes

El líder del grupo debe asegurarse de que todos sus planes de viaje estén organizados en TripIt. Con todos los planes en un solo lugar, el líder puede compartir el itinerario para que todos tengan acceso a lugares importantes, horarios y detalles. Olvídate de los mensajes de correo electrónico y las impresiones! Tener un itinerario maestro digital para que todos se refieran hará que la comunicación de los planes mucho más fácil. Por no mencionar, cualquier cambio en el itinerario se puede hacer simplemente a la derecha en la aplicación para que todos puedan ver.

Reserva vuelos primero

Los vuelos de reserva deben ser realmente su primera prioridad al planear un viaje del grupo. En primer lugar, en gran medida bloquea a todos en el viaje, además de que le da una fecha de inicio y fin para que pueda rellenar eficazmente el resto del itinerario. Además, reserve sus vuelos con meses de antelación; Ya que cuanto más cerca llegue a su salida, menos asientos estarán disponibles (y más costosos serán). Hipmunk es una gran opción para reservar su vuelo, si aún no lo ha probado.

Boleto aéreo del grupo de investigación

Viajes en grupo no es algo que ofrece cada aerolínea, sin embargo, un número de compañías aéreas ofrecen ofertas especiales y los incentivos para la reserva de viajes en grupo. Las ventajas incluyen a menudo opciones flexibles del pago, y con algunas líneas aéreas, la renuncia de ciertas tarifas. Algunas de las aerolíneas que ofrecen programas de viajes en grupo incluyen Southwest, Delta y JetBlue. Por lo general, necesita al menos 10 viajeros para utilizar los programas de viajes en grupo.

Piensa más allá de los alojamientos tradicionales

Es decir, pensar más allá de las habitaciones tradicionales de hotel cuando viaja con un grupo. Por ejemplo, usar un servicio como HomeAway o Airbnb es conveniente cuando en gran medida estará en un destino, donde se puede reservar una casa o condominio y todo el mundo puede tener su propia habitación.

Considera un crucero o una gira pre-planificada

Viajar en crucero es posiblemente la forma más fácil y sin estrés de viajar en grupo. Una vez que haya elegido un crucero, la mayor parte del viaje está planeado, excepto para reservar pasajes aéreos. Viajes de crucero ofrece un itinerario pre-planificado que normalmente implica varios destinos como ninguna otra forma de viaje. Un tour funciona de la misma manera, donde en gran medida sólo tiene que reservar vuelos, mientras que el operador turístico planea el resto de su viaje. Algunas de las compañías más grandes del viaje que recomiendo incluyen Trafalgar, Intrepid, aventuras de G y Contiki (la demografía de Contiki, sin embargo, está para 18 a 35 años).

Utilice un agente de viajes

Mucho del trabajo que mencioné arriba se alivia simplemente usando un agente de viajes. Usted tendrá que pagar por los servicios de un agente de viajes, pero a menudo puede ahorrarle cientos de dólares que probablemente no podría haber salvado a ti mismo. Por no mencionar, le ahorrará tiempo y estrés.

Descargar la aplicación de mensajería antes de su viaje

Antes de salir para su viaje, asegúrese de que haya un consenso sobre cómo comunicarse entre sí cuando esté separado. Como tal, usted puede desear mirar en planes internacionales del teléfono de la célula o un hotspot móvil. Aplicaciones como WhatsApp, por ejemplo, utilizan Wi-Fi y cuentan con un grupo de mensajes de texto y una funcionalidad de llamada.

Reserva de Restaurante con anticipación

Mientras que obtener un gran grupo para decidir sobre un restaurante es un desafío en sí mismo, aún más difícil es decidir sobre un restaurante que puede acomodar a un grupo grande. Considere el uso de aplicaciones como Table8, OpenTable o Reserve para hacer reservas en restaurantes antes de su viaje. Reserva (sólo disponible en unos pocos metros de los Estados Unidos) también puede a menudo también te lleva a restaurantes que son difíciles de conseguir o ya reservado.

May 16

10 consejos para planificar una exitosa conferencia de empresa

Planificación de una conferencia de empresa puede impulsar su carrera y visibilidad. Puede fortalecer las ventas y la moral de la empresa, dependiendo de su propósito.

Sin embargo, las conferencias son complejas y pueden ser difíciles de planificar. Una agenda convincente y excelentes oradores son una necesidad. Pero también lo son la comida, los cómodos asientos y una miríada de elementos detrás de las escenas. Piense en el aire acondicionado. Calor. Cafe mañanero.

Una conferencia que no está bien planificada puede afectar su carrera como un globo de plomo. Si los altavoces no impresionan a los asistentes, o se queda sin comida, se puede hablar durante meses después … Y usted podría asumir la culpa, o al menos compartirlo.

Así que planifique su conferencia de empresa a fondo. No dejes nada al azar. Aquí hay 10 consejos para planificar con éxito.

Pasos iniciales

1. Decidir sobre un propósito claro

Las conferencias exitosas tienen un propósito claro. ¿Necesita motivar a la fuerza de ventas? ¿Introducir un nuevo producto? ¿Participar en actividades de formación de equipos? ¿Reunir regiones geográficas separadas? El propósito determina gran parte del resto de la conferencia: su tamaño, sus oradores y la agenda.

2. Haz una lluvia de ideas en una lista de deseos

Una vez que usted tiene un propósito definitorio, comience a hacer una lluvia de ideas. ¿Qué querrían ustedes – y el comité de la reunión, si hay uno – que más les gusta ver? ¿Quieres participar de oradores dinámicos y bien conocidos? ¿Quieres sesiones plenarias, donde el grupo entero de asistentes se reúne para escuchar oradores? ¿O necesita una serie de sesiones de ruptura en varios temas? ¿Qué pasa con el lugar de la conferencia? ¿Debería estar cerca de la empresa? ¿En un área conveniente para los asistentes en los Estados Unidos y en el extranjero?

3. Crea un presupuesto

Una vez que tenga un propósito y una lista de deseos, configure su presupuesto. Asegúrese de incluir todas las categorías que necesita. Configure una línea de pedido para cada cosa en su lista de deseos.

¿Necesitará altavoces pagados? ¿Las comidas serán parte de la reunión? ¿Qué tal el lugar? ¿Qué tipo de salas de conferencias necesitará? Las salas de sesiones plenarias pueden tener que albergar a varios cientos de personas, mientras que las salas de reuniones pueden necesitar 20 o más. ¿Va a ser la contratación de proveedores para crear material impreso o basado en la web? ¿Para información relacionada con la reunión?

Cree una lista de todo lo que necesita y cuánto costará cada artículo, aproximadamente. A continuación, comenzar su búsqueda de un lugar que puede acomodar a todo. Busque lugares de reunión que ofrecen paquetes de reuniones flexibles y están bien equipados para manejar sus necesidades.

4. Reducir la lista de deseos y el presupuesto

Una vez que haya emparejado su lista de deseos y el presupuesto, puede ocurrir una de dos cosas. Uno: Su presupuesto disponible y la lista de deseos son un partido! Ahora puede iniciar la etapa de planificación en serio.

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Si tiene un déficit en el presupuesto de su lista de deseos, revise el plan para que se ajuste a su presupuesto. Si planificó ocho sesiones separadas durante dos días, por ejemplo, simplifíquelo en cuatro sesiones durante un día. Si sus altavoces deseados cotizan los honorarios costosos, el scout alrededor para un igualmente bueno que hablará a su negocio para menos – o pro bono.

5. Fechas disponibles para la investigación

El período de planificación de una conferencia debe ser por lo menos un año, y preferiblemente más. ¿Por qué? Porque las reuniones tienen una multitud de logística. Necesita un lugar, vendedores y altavoces disponibles en una fecha determinada. Si su período de planificación es menor de un año, la disponibilidad de uno o más de estos elementos puede ser limitada.

Usted tendrá que colocar un poste de la tienda en la forma de una fecha antes de que toda la planificación está completa. Es una buena idea, sin embargo, para investigar fechas de disponibilidad para 1) lugares que pueden acomodar el número de personas y tipo de reunión que desea, 2) bien conocidos oradores y 3) proveedores. Una vez que tenga sus fechas de disponibilidad, decida la (s) fecha (s) de la reunión.

6. Reservar el lugar

Establecer compromisos para el lugar donde se celebrará la conferencia. Si el lugar será responsable de preparar y servir las comidas de la reunión, establecer compromisos para los también.

7. Contrata los altavoces y vendedores

Hacer arreglos con cualquier orador. Envíeles la fecha, hora y cualquier otro material necesario para la reunión. Contrate a los vendedores que necesite.

8. Desarrollar la agenda

Usted puede tener un buen sentido de lo que es la agenda de las sesiones de lluvia de ideas inicial. O bien, puede que en este momento tenga que sentarse y dibujar, punto por punto. El desarrollo de una agenda firme debe comenzar inmediatamente una vez que la fecha para la conferencia sea firme.

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Asegúrese de distribuir el orden del día para que todas las partes pertinentes lo hayan visto y contribuido antes de que se finalice.

9. Dar a conocer la conferencia

Todas las reuniones, ya sean internas o externas a la empresa, deben ser publicitadas. Si la asistencia es obligatoria – digamos que es una reunión motivacional para la fuerza de ventas – la publicidad emocionará a los asistentes y les hará saber de qué se trata la reunión. Si no es obligatorio – lanzar un nuevo producto, para que los empleados puedan asistir o no – la publicidad puede proporcionar razones para asistir.

La publicidad debe proporcionar razones que la reunión será beneficiosa para los asistentes. Utilícela también como un canal informativo para que las personas conozcan las fechas, la agenda, el lugar y las atracciones de los alrededores.

Decida cuáles deben ser los métodos de publicidad. Sitio web ¿E-mail dispara sobre una base regular? Folletos y folletos? Una historia en el boletín de la compañía? ¿Una mezcla de todo esto?

10. Evalua la conferencia

Este paso posterior a la conferencia se omite a veces. No debería ser. Necesita información concreta y mensurable sobre la conferencia para los asistentes. Un cuestionario corto que pregunta qué participantes tomaron de la conferencia es una buena idea. Vuelve a tu propósito aquí. Si el propósito era motivar a la fuerza de ventas, ¿cuál era su comida para llevar? Si un lanzamiento de un nuevo producto, los asistentes aprender información valiosa sobre el producto? ¿Se sentían cómodos durante la reunión? ¿Lo encontraron valioso para sus carreras?

Planificación de la conferencia es una gran manera de construir su visibilidad y perfil dentro de una empresa. Debido a que la planificación de la conferencia es compleja, debe manejarse con un plan general en su lugar y pasos específicos para la ejecución. Estos 10 consejos le preparará para una conferencia memorable.

 

 

May 16

Consejos para planificar un evento comunitario exitoso

Unir a un equipo

Es muy importante ser claro lo que usted está tratando de lograr de un proyecto o evento. ¿Estás recaudando dinero, quieres crear algo duradero en la comunidad, o simplemente reunir a una cierta audiencia para un evento divertido?

Trabajar con un equipo de personas hará la vida más fácil. El tamaño de este equipo variará dependiendo de la escala del evento. No hagas que el equipo sea demasiado grande, ya que la gestión por un comité grande rara vez funciona para este tipo de actividad. Asegúrese de que todos conozcan y entiendan su papel y responsabilidades. Utilice equipos pequeños con un líder del equipo informando si es necesario, ya que esto reducirá el número sentado alrededor de la mesa como parte del equipo central.

Clasificar tu presupuesto

Crear un presupuesto y ser claro donde tiene ingresos generados por variables tales como entradas, lo que permite una contingencia para los gastos imprevistos. Identifique el punto de equilibrio y esté preparado para encontrar ahorros si las cosas no funcionan como usted predijo. Al hacer ahorros, se adhieren a las áreas que no afectarán la experiencia de los participantes o, si es relevante, los resultados físicos.

Transmitir el mensaje

Si desea que la gente compre un boleto, asista o ayude con el evento o proyecto, necesita saber lo que está sucediendo. Piensa en las diferentes partes de la comunidad en la que vives y en la mejor forma de alcanzarlas. Si necesita un compromiso inicial, piense en cómo va a registrar la información. Asegúrese de que cualquier mensaje lo haga claro lo que desea que la persona haga. Usted podría pedirles que se unan al grupo de Facebook, suscribirse a un boletín de noticias o simplemente comprar un boleto.

Piensa en la seguridad y el seguro

Dos factores importantes: tratar de evitar que algo salga mal y cubrirlo en caso de que lo haga. La evaluación del riesgo es la clave para ello. Unity Insurance Services, un corredor de caridad especialista, aconseja que necesitará Cubierta de responsabilidad civil para protegerlo contra reclamaciones por cualquier daño al público o daños a la propiedad de otras personas. Si ya tiene un seguro, consulte su póliza para ver exactamente lo que está cubierto, ya que puede necesitar una póliza adicional de seguro de eventos.

El director ejecutivo de Community Matters, David Tyler, dice que mucho depende de tener el papeleo correcto.

¿Tienes las licencias adecuadas?

Si es probable que su evento incluya música o video en vivo o grabado, aunque sea música de fondo, es posible que necesite varias licencias. Compruebe esto por adelantado. La necesidad de una licencia de su consejo local bajo la Ley de Licencias de 2003 está siendo revisada y algunas de las reglas relajadas, así que verifique con su Oficial de Licencias local para ver si su evento está exento.

Existen dos organismos de licencia separados para proteger la música como propiedad intelectual. PPL UK licita a grupos para que toquen música grabada en eventos públicos con algunos de los honorarios que van a los artistas de grabación y compañías discográficas. PRS for Music licencia a grupos para que toquen música en vivo o grabada en eventos públicos que todavía están en copyright, y algunos de los honorarios van a los compositores.

Si necesitasuna o ambas de estas licencias dependerá de una serie de factores. Es posible que pueda evitar uno o ambos cargos si su evento es privado, si utiliza solo música grabada sin derechos de autor o si la persona que está tocando la música o el lugar que está usando tiene las licencias correspondientes.

Si alguien en tu evento está mostrando un video o programa de televisión, las licencias y los permisos pueden ser requeridos. La punta superior aquí es: no hacer esto a menos que su evento depende de ello.

Evalua el riesgo y buscar asesoramiento sobre seguros

Piense en qué seguro puede necesitar para su evento y busque asesoramiento de la Asociación de Aseguradores Británicos si tiene alguna duda. Los riesgos particulares a considerar incluyen el uso de fuegos artificiales, castillos hinchables, deportes u otras actividades físicas, grandes multitudes, niños corriendo, la disponibilidad de alcohol en el evento o peligros de seguridad en el lugar (incluyendo eventos al aire libre). Consulte con su compañía de seguros si su evento está cubierto bajo el seguro de hogar u otros seguros existentes.

Piensa cuidadosamente en cómo cubre tus costos

Trate de evitar cobrar una cuota de asistencia, ya que esto puede aumentar algunas de sus cuotas de licencia y puede llevarlo a un contrato formal para proporcionar esos bienes y servicios, con los riesgos asociados si no se proporcionan o de calidad inadecuada.

Si decide solicitar donaciones voluntarias, asegúrese de evitar la coerción. Trate de encontrar una manera para que la gente haga donaciones sin sacudir latas o recoger baldes, ya que puede necesitar una licencia de recolección y la regulación para recolección pública se está endureciendo. Si decide celebrar una rifa puede evitar tener que obtener una licencia de su consejo local si vende todos los billetes en el día (no por adelantado), anunciar a los ganadores en el día y mantener el gasto en premios por debajo de £ 500 .

Kate Groves, uno de los organizadores de The Big Lunch, dice que no tiene por qué ser complicado tener un evento comunitario exitoso.

Mantén las cosas simples

Los grandes almuerzos pueden ser grandes o pequeños y tener lugar en cualquier lugar que las comunidades puedan reunirse, desde jardines y parques, hasta los pasillos y calles de la iglesia.

Necesitas pensar en el tamaño del evento y los riesgos potenciales involucrados. Usted puede mantener las cosas simples mediante la publicidad sólo los eventos a nivel local a los residentes, en lugar de externamente a través de sitios web y periódicos. Si las contribuciones son necesarias, pedir a la gente a traer cosas y dar donaciones en lugar de ticketing el evento, de esa manera las licencias no deben ser necesarios.

Mantenga la música y el entretenimiento incidental, asegurándose de que no sea demasiado fuerte y no vaya demasiado tarde. Además, anime a todos en el evento a asumir la responsabilidad por sí mismos y sus hijos, como lo haría en una fiesta de niños o en una feria de verano.

 

May 16

8 Tendencias más grandes para eventos de 2017

A medida que se acerca el nuevo año, no sólo es hora de reflexionar sobre el año pasado y todas las maravillosas nuevas personas que conocimos y experiencias que tuvimos, sino que también es hora de mirar hacia el nuevo año y echar un vistazo a lo que tiene en la tienda Para la industria de eventos.

Nuestra lista de tendencias de la industria de eventos para 2017 no es necesariamente un análisis científico o una recopilación de expertos de la industria. Sin embargo, pasamos todo el año escuchando a miles de profesionales de eventos (a saber, nuestros clientes y base de usuarios maravillosa), tomando notas sobre las tendencias y problemas que están viendo en la industria, anotando sus necesidades, gustos y disgustos. Y esta lista es un resumen de lo que los profesionales del evento y los planificadores de eventos han estado notando mientras nos dirigimos hacia 2017.

Sin más preámbulos … las 8 mayores tendencias de eventos de 2017.

1. “Nicho” es el nuevo negro para los eventos.
Subir puede no estar abajo, y malo definitivamente no está bien. Pero pequeño es definitivamente el nuevo gran cuando se trata de muchos tipos de eventos.

Desde eventos enfocados en audiencias de nicho más pequeñas hasta sub-eventos o pistas enfocadas en asistentes selectos a sesiones más pequeñas y tamaños de audiencia, los eventos que están enfocados en micro comenzarán a ganar más ímpetu ya que los asistentes desean experiencias más personalizadas y buscan entornos más íntimos para aprender y conectar.

2. Más “cabeza arriba” menos “cabeza abajo”.
Para cada pundit evento que dice que es imposible para los asistentes dejar de mirar a sus teléfonos, para cada blogger evento que dice que debe atender a la gente mirando a sus teléfonos mientras sus altavoces y paneles presentes, hay una docena de planificadores de eventos y profesionales que desprecian Las distracciones de las computadoras de mano y su brillo interrumpido.

Los profesionales del evento pueden no ser capaces de detener completamente a las personas con sus teléfonos inteligentes, pero en 2017 empezarán a ver mucho más “heads up” de tecnología, como juegos interactivos en gran escala donde los teléfonos inteligentes son simplemente los controladores. O la radiodifusión de encuestas y la multitud de streaming de contenido (utilizando el contenido compartido en vivo a través de medios de comunicación social) en las pantallas de arriba (de nuevo, donde los teléfonos inteligentes sólo suministrar el contenido). O simplemente más dinámica de vídeo, audio y la interacción del público (como el uso de una aplicación como Crowd Mics http://crowdmics.com/ para convertir el teléfono celular de todo el mundo en un micrófono).

Básicamente, cualquier cosa para hacer que la gente busque y asista al tema en cuestión y no su feed de Twitter.

3. Más actividades de ocio incorporadas en el calendario.
En el pasado, la mayoría de la gente que asistía a un evento ejerció o practicó yoga o aeróbicos en su tiempo “libre”. O simplemente no tienen tiempo para cualquier tipo de actividades de ocio, así que saltó esto por completo para empacar en más reuniones y sesiones.

Pero en 2016, vimos más y más eventos incorporando actividades de ocio en el calendario, y 2017 verá esta tendencia florecer aún más. Esto es algo muy bueno, ya que estos interludios no sólo proporcionan “pausas cerebrales” para los asistentes sino que también les dan la oportunidad de interactuar entre sí en entornos más relajados donde puedan recargarse.

4. Los acontecimientos impulsados ​​por el cambio político y la interrupción atraerán mucha atención.
Recientemente escribimos un post sobre eventos en la era Trump, y aunque recomendamos un enfoque medido e inclusivo para eventos en los próximos meses, es imposible ignorar dos hechos:
1. Los grupos y organizaciones que ahora se encuentran fuera del poder tratarán de reagruparse y usar los eventos para mostrar su solidaridad y resolución.
2. Grupos y organizaciones que ahora tienen un oído receptivo en el gobierno usarán eventos para movilizar e influir en los líderes.

En pocas palabras, estamos en un viaje bastante salvaje en 2017 cuando se trata de nuestra esfera política, y la industria de eventos ciertamente verá nuestra justa parte de eventos y temas politizados.

5. Los proveedores tendrán la ventaja durante otro año.
Con el Wall Street Journal, Forbes y Kiplingers todos llamando a un crecimiento económico estable y moderado, la economía de los Estados Unidos continuará probablemente en la onda del mercado alcista de siete años en 2017, y parece probable que el dólar siga siendo fuerte.

Y así como 2016 fue un año para los proveedores como la demanda fue alta, por lo que 2017 continuará esta tendencia, con los lugares y los hoteles de llenado, los pedidos de restauración sigue siendo saludable y los alquileres también en mayor demanda. Con eso dicho, tiene sentido construir hacia fuera sus presupuestos del acontecimiento más por adelantado y consultar a sus surtidores más temprano en el proceso de modo que usted no consiga ningún choque de la etiqueta engomada de último minuto.

NOTA: Mi asesor financiero me ha estado diciendo desde hace más de un año que estamos por un período de recesión, por lo que si eso ocurre, puede atrofiar el crecimiento y nivelar los precios un poco.

6. Busque momentos experienciales rociados a lo largo de los eventos.
Sí, hemos escuchado (y visto personalmente) un montón de discursos experimentales y sesiones principales en 2016 donde la gamificación, los hologramas y la realidad virtual han llevado la experiencia del evento a un nuevo nivel.

Sin embargo, en 2017, prepararse para más toque-ver-sabor-y-sentir experiencias rociadas en todo el lugar. Al igual que innovadoras áreas de descanso y salones. Iluminación creativa y puesta en escena. Degustaciones de alimentos y bebidas y alta cocina. Regalos innovadores y bolsas digitales.

Al igual que con los eventos de nicho, la adición de elementos más experimentales a los eventos es parte de una tendencia más amplia para crear más experiencias de inmersión que apelar a los asistentes deseos de personalización y personalización.

7. El marketing de contenido y los activos de marketing “propiedad” ocupan un lugar central.
Ah, recordamos los días en que poner un anuncio en el catálogo de la conferencia, el envío de un correo electrónico a la lista de asistentes y dejar caer un elemento promocional en la bolsa swag constituyó un esfuerzo (algo) razonable de marketing de eventos.

Mi cómo las cosas han cambiado. Hoy en día, el contenido es el rey y es vital para continuar creando contenido no sólo para promover las inscripciones y RSVPs, sino para ofrecer información útil y datos a los asistentes para preparar la bomba para todo el contenido adicional que se absorberán en el evento. Los blogs y el intercambio social son ahora los medios de marketing preferidos para los profesionales del evento que necesitan conectarse con todas las generaciones, pero especialmente Gen X, Gen Y y Millennials.

No sólo eso, sino propiedad de activos de marketing como la construcción de su propia lista de correo electrónico crecerá más y más importante a medida que la gente se vuelve más protectora de su identidad en línea y bandejas de entrada. Todo es parte de la construcción de relaciones uno a uno con los miembros de su audiencia y la creación de un intercambio de información.

8. El emprendimiento empresarial prosperará.
Los últimos 5 años han sido testigos de una efusión de tecnología de eventos como la industria nunca ha visto. Parte de esto es debido a la última burbuja de la tecnología y un montón de dinero de inversión que se vierte en empresas de tecnología en general. Sin embargo, la industria de los eventos también ha visto un montón de empresas no tecnológicas desde la Gran Recesión, con muchos planificadores de eventos independientes, empresas de gestión de eventos, empresas de catering y nuevos lugares poniendo fuera de sus guijarros como la economía se recupera.

En 2017, el emprendimiento de eventos florecerá y comenzará a madurar. Las empresas más antiguas de tecnología de eventos (y por mayores, me refiero a 5-10 años de edad) comenzará a refinar las ofertas y construir sus productos para expandir sus bases de clientes. Las nuevas empresas de tecnología de eventos buscarán innovar en áreas como la producción de eventos, la gestión de invitados y la interacción con los asistentes. Y las nuevas empresas de planificación de eventos y lugares seguirán floreciendo si la demanda de la industria continúa su crecimiento constante.

Así que ésto es nuestro pronóstico de tendencias de eventos para 2017 … tener un año nuevo productivo y rentable y una feliz planificación del equipo de Planning Pod.

 

 

 

May 15

La guía completa de planificación de eventos que debes leer

No comience a planear su próximo evento sin leer estos 10 pasos.

Si bien este es un resumen de alto nivel de algunos de los pasos que deberá seguir al desarrollar un evento, no podemos identificar todos los detalles que necesitará pensar (ya que gran parte dependerá del tipo Del acontecimiento que usted está sosteniendo). Sin embargo, esperamos que lo siguiente proporcione un punto de partida para la planificación de su evento.

También hemos elaborado una lista de comprobación fácil de usar para que nada quede entre las grietas.

10 pasos para empezar con la planificación de eventos

1. Desarrolle Objetivo y Objetivos del Evento
El primer paso es establecer un objetivo y objetivos tangibles. (Por ejemplo, ¿por qué está organizando este evento y qué espera lograr?)

2. Organizar un equipo
Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considere la posibilidad de identificar a un director de eventos clave o presidente de eventos, así como a presidentes individuales para subcomités, tales como:

Gestión de locales;
Altavoces;
entretenimiento;
publicidad;
Patrocinadores;
Gestión de voluntarios

3. Establecer una fecha
Es posible que la fecha ya esté preestablecida para un evento recurrente, pero si se trata de un nuevo evento, asegúrese de considerar lo siguiente antes de confirmar la fecha:

¡Date tiempo suficiente! Idealmente, usted debe tener 4-6 meses para planificar (dependiendo de la naturaleza de su evento)
Tenga en cuenta las fiestas estatutarias y religiosas
Evite los períodos de vacaciones escolares (por ejemplo, invierno, primavera y vacaciones de verano)
Consulte las fechas con los participantes clave, por ejemplo, ponentes, presentadores, invitados VIP, etc.
Planificación de un evento en este momento? Descargue nuestra lista de verificación de planificación de eventos aquí.

4. Marca tu evento
Si desea que su evento se destaque, debe elegir un tema oportuno y convincente que lo distingue de su competencia. Esto significa que usted necesita para llegar a un tema general dinámico y es necesario tener mucho cuidado con el nombre real – ya que puede ser una atención clave getter, especialmente en los medios de comunicación en línea.

Brainstorm de nombres: Cuando usted está pensando en el nombre del evento, piense en:
¿Cómo es su evento diferente de otros eventos en su sector?
¿Qué esperas transmitir a través de este evento?
Crear un Tagline: Una vez que has llegado hasta con un nombre, también tratar de elaborar un lema – un eslogan de marca corto, memorable que describe el evento.
Diseñe un Logo: El paso final será tener un logotipo creado para representar su evento. Un logotipo puede ser una herramienta de marca eficaz – que ofrece un reconocimiento inmediato de su evento en todos sus artículos publicitarios y promocionales (por ejemplo, camisetas, botellas de agua, bolsas, etc.)

5. Crear un Plan Maestro:
Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluyendo:

Gestión de lugares, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
Ponentes / presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
Actividades / entretenimiento
Publicación / promoción (en línea y fuera de línea, por ejemplo: página web y promoción en línea, calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios de comunicación, señalización, medios de comunicación social, etc.)
Registro (inscripción en línea, pago y seguimiento, inicio de sesión en el sitio, etc.)
Gestión de patrocinadores / socios
Gestión de voluntarios

6. Determinar los Procesos Administrativos
En otras palabras, ¿cómo vas a realizar un seguimiento de tus listas de planificación, registro, presupuesto, invitados y oradores, etc.?

Si usted es un cliente de Administración de Membresía de Wild Apricot, puede crear rápida y fácilmente un evento y administrar su registro a través de nuestro sistema de gestión de eventos en línea.

Si su sitio web o su base de datos de membresía no está alimentado por Wild Apricot, es posible que desee determinar cómo organizar mejor y realizar un seguimiento de toda la información de su evento. Puede revisar las herramientas de software de gestión de eventos a través de un directorio, como Capterra (http://www.capterra.com/event-management-software).

7. Identificar y establecer asociaciones y patrocinadores
¿Hay organizaciones con las que podría asociarse o solicitar patrocinios para sufragar los costos y aumentar la participación potencial? Cuando usted involucra a otras personas o grupos en su evento, ellos tienen una participación en ayudar a difundir la palabra y hacer que el evento sea un éxito.

Es posible que desee considerar:

Buscar patrocinadores corporativos para financiar una parte del evento. Esto puede ir desde organizaciones nacionales que quieran patrocinar una cena, ofrecer un premio de puerta o un elemento clave de subasta silenciosa, a empresas locales que podrían proporcionar bienes o servicios, como flores para las mesas, artículos de bolsas de regalo, etc. .
Asociarse con organizaciones comunitarias que puedan ofrecer un lugar y / o asistencia con la organización o la dotación de personal de un evento

8. Crear un plan de publicidad
Incluso con el altavoz más asombroso o entretenimiento line-up, necesita publicidad para atraer a la gente en la puerta. La promoción del evento comienza con la notificación o página inicial de su sitio web, anote en su boletín informativo o correo electrónico para guardar la fecha y, a continuación, se compone de publicidad en línea y fuera de línea, relaciones con los medios y divulgación continua para fomentar el registro. Y ningún plan es completo sin las gracias de post-evento, patrocinador reconocimientos y artículos sobre los mensajes clave del evento o el éxito de recaudación de fondos.

Para obtener más información sobre la promoción, consulte la Guía de promoción de eventos.

9. Establecer un presupuesto
Su presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los ítems clave identificados en su Plan Maestro de Eventos. No se olvide de incluir los gastos de viaje o alojamiento para los ponentes, presentadores, etc.

10. Determinar el proceso de evaluación
¿Cómo determinará si su evento es un éxito? ¿Mide el éxito por el número de inscritos o asistentes o es dependiente de usted rompiendo o elevando una cantidad objetivo en donaciones?

Cuando establezca sus metas y objetivos iniciales del evento, también debe considerar cómo evaluará el evento para determinar su éxito. Si está utilizando un paquete de software de gestión de pertenencia, como Wild Apricot’s, puede controlar fácilmente los números de registro y las tarifas. Sin embargo, si su evento implica el seguimiento, por ejemplo, una subasta silenciosa, entonces tendrá que poner algunos procesos en el lugar para identificar los bienes ofrecidos en especie y los fondos recaudados en el evento.

De la misma manera, si el objetivo de su evento es aumentar la concienciación, tendrá que comparar y recopilar datos sobre las actividades de las redes sociales en línea / menciones, etc. y la publicidad fuera de línea, de nuevo basándose en sus metas iniciales.

Cómo crear fácilmente registros y pagos en línea para su próximo evento
A lo largo de los años Wild Apricot ha ayudado a miles de organizaciones a planificar eventos con nuestro software de gestión de afiliación todo en uno. Facilitamos la creación de eventos con registro en línea y pagos. Además, cada vez que alguien se registra para su evento, su información se actualiza automáticamente en su base de datos de miembros.

May 13

Conoce la guía completa de planificación de conferencias

Organizar una conferencia desde cero requiere una tremenda cantidad de previsión y recopilación de datos. El proceso entero puede tomar un par de años dependiendo del tamaño del grupo, pero es concebible lanzar una conferencia acertada en un solo año si usted puede tomar decisiones rápidas.

La realidad de la planificación de una conferencia es que, sin ninguna experiencia, usted puede perder mucho tiempo sobre-pensar cada pequeño detalle al pasar por alto los temas más importantes.

Para hacer el proceso más sencillo para los principiantes, hemos esbozado los pasos más importantes al tiempo que le proporciona enlaces a nuestros tutoriales más detallados sobre cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de la conferencia que le ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.

Paso 1: Crear una visión de su conferencia
Cada evento comienza con una visión, pero necesitará transformar su visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. En primer lugar, es necesario comenzar con los conceptos básicos como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Paso 2: Creación de un plan de negocios
A menos que su conferencia esté siendo financiada por una subvención u organización, usted va a necesitar mapear de dónde viene su dinero y para qué se está usando. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse a principios del proceso de planificación.

Ahora, con el fin de poner un precio en una conferencia, es necesario tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su itinerario y línea de altavoces será el factor de venta para los potenciales registrantes.

Paso 3: Comparación de lugares y servicios
Después de tener una idea más específica sobre cuándo tendrá lugar su conferencia y cuánta gente desea asistir, puede comenzar a comprar un lugar apropiado.

Tenga en cuenta que su selección de locales también determinará sus costos de catering y audio / visual. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y hoteles de eventos requieren que usted use sus servicios internos para cualquier evento in situ.

La mayoría de las conferencias tendrá que proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los huéspedes que viajan desde fuera de la región. Esta necesidad crea otro conjunto de consideraciones para tener en cuenta la decisión de su sede.

Paso 4: Reclutamiento y Administración de Registrantes
Incluso las conferencias más populares deben comercializar eficazmente su evento para llenar cada asiento en la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia generan oportunidades de ingresos y patrocinio. Y las personas más que se han registrado creará más demanda de publicidad y aperturas de participación. Larga historia corta, si usted puede dibujar una multitud entonces todo lo demás se caerá en su lugar mucho más fácil.

Gestionar el registro se hace más difícil a medida que su evento crece en tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarle a rastrear el número, procesar los pagos y organizar los datos.

Paso 5: Planificación de los detalles en sitio
Finalmente, después de organizar e implementar los elementos empresariales de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles en el sitio. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada habitación y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de las personas asocian con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es caminar a través de su itinerario como lo harían sus invitados. Imagínense cómo piensan y actúan en cada punto del día para resolver problemas antes de que surjan.

Paso 6: Consejos para la gestión de exposiciones
Las conferencias suelen contener un área de exposición o un piso de convenciones donde los patrocinadores y vendedores alquilan espacio para promocionar sus productos.

Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Tenga en cuenta que un área de exposición requerirá un compromiso significativo de tiempo y recursos, así que asegúrese de estar preparado para administrar las necesidades de varios proveedores antes de comprometerse con este formato.

May 05

Cómo planificar un viaje de grupo exitoso

Es tiempo de vacaciones! En la vida agitada y agitada de hoy, la gente se mueve, y nuestras familias se separan. Las vacaciones son esa época especial del año cuando todos nos reunimos en algún lugar especial, como Wally World. Pasamos días juntos y recordamos todas las razones por las que nos mudamos en primer lugar. Nos dejamos contentos de haber pasado tiempo con la familia, y feliz que pronto será 3.000 millas de distancia. ¿Cómo los mismos genes que nos produjeron en toda nuestra gloria también producen al resto de estas personas? Si planea unas vacaciones con su familia en cualquier momento pronto, aprender de mi reciente experiencia de viaje ..

Cómo planificar un viaje de grupo exitoso

Melvin, Bernice, Europa y yo fuimos a Wally World. Europa trajo a Thomas, de ocho años, su hijo genéticamente modificado con un coeficiente intelectual de 410 y el más pequeño hobby de derrocar a los gobiernos que no cumplen con los deseos de Europa. De lo contrario, es un típico de 8 años de edad. Le gusta andar en monopatín.

Melvin es un planificador. Pasaba cada mañana calculando el orden perfecto para ver los paseos, mientras que el resto de nosotros -los “hacedores” -guardábamos deseando que se diera prisa. Pasó tanto tiempo planeando divertirse que nunca lo tuvo.

Clasifique a sus planificadores y hacedores

Si viaja con planificadores, pídales que hagan su planificación antes de emprender el viaje y después de terminar el día. De hecho, si realmente les gusta planear tanto, déjalos en casa con el mapa y haz que te llamen una vez al día para decirte cómo debes divertirte. Ellos tendrán tan buen tiempo, y el dinero que ahorrará puede comprar un extra Wally World hot dog, con chucrut!

Los hacedores tienen sus peculiaridades especiales. Ellos se divierten tanto por estar allí que nunca pueden tomar una decisión. Si su grupo es todo hacedor, designe un decisor. Europa se nombró a sí misma. No se puede decidir entre la casa de té embrujada y la isla de la aventura? Una grieta del látigo de Europa y corrimos hacia la Casa del Té. Aún no puedo sentarme. Si tienes varias personalidades fuertes, puedes incluso tomar turnos para decidir.