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May 16

10 consejos para planificar una exitosa conferencia de empresa

Planificación de una conferencia de empresa puede impulsar su carrera y visibilidad. Puede fortalecer las ventas y la moral de la empresa, dependiendo de su propósito.

Sin embargo, las conferencias son complejas y pueden ser difíciles de planificar. Una agenda convincente y excelentes oradores son una necesidad. Pero también lo son la comida, los cómodos asientos y una miríada de elementos detrás de las escenas. Piense en el aire acondicionado. Calor. Cafe mañanero.

Una conferencia que no está bien planificada puede afectar su carrera como un globo de plomo. Si los altavoces no impresionan a los asistentes, o se queda sin comida, se puede hablar durante meses después … Y usted podría asumir la culpa, o al menos compartirlo.

Así que planifique su conferencia de empresa a fondo. No dejes nada al azar. Aquí hay 10 consejos para planificar con éxito.

Pasos iniciales

1. Decidir sobre un propósito claro

Las conferencias exitosas tienen un propósito claro. ¿Necesita motivar a la fuerza de ventas? ¿Introducir un nuevo producto? ¿Participar en actividades de formación de equipos? ¿Reunir regiones geográficas separadas? El propósito determina gran parte del resto de la conferencia: su tamaño, sus oradores y la agenda.

2. Haz una lluvia de ideas en una lista de deseos

Una vez que usted tiene un propósito definitorio, comience a hacer una lluvia de ideas. ¿Qué querrían ustedes – y el comité de la reunión, si hay uno – que más les gusta ver? ¿Quieres participar de oradores dinámicos y bien conocidos? ¿Quieres sesiones plenarias, donde el grupo entero de asistentes se reúne para escuchar oradores? ¿O necesita una serie de sesiones de ruptura en varios temas? ¿Qué pasa con el lugar de la conferencia? ¿Debería estar cerca de la empresa? ¿En un área conveniente para los asistentes en los Estados Unidos y en el extranjero?

3. Crea un presupuesto

Una vez que tenga un propósito y una lista de deseos, configure su presupuesto. Asegúrese de incluir todas las categorías que necesita. Configure una línea de pedido para cada cosa en su lista de deseos.

¿Necesitará altavoces pagados? ¿Las comidas serán parte de la reunión? ¿Qué tal el lugar? ¿Qué tipo de salas de conferencias necesitará? Las salas de sesiones plenarias pueden tener que albergar a varios cientos de personas, mientras que las salas de reuniones pueden necesitar 20 o más. ¿Va a ser la contratación de proveedores para crear material impreso o basado en la web? ¿Para información relacionada con la reunión?

Cree una lista de todo lo que necesita y cuánto costará cada artículo, aproximadamente. A continuación, comenzar su búsqueda de un lugar que puede acomodar a todo. Busque lugares de reunión que ofrecen paquetes de reuniones flexibles y están bien equipados para manejar sus necesidades.

4. Reducir la lista de deseos y el presupuesto

Una vez que haya emparejado su lista de deseos y el presupuesto, puede ocurrir una de dos cosas. Uno: Su presupuesto disponible y la lista de deseos son un partido! Ahora puede iniciar la etapa de planificación en serio.

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Si tiene un déficit en el presupuesto de su lista de deseos, revise el plan para que se ajuste a su presupuesto. Si planificó ocho sesiones separadas durante dos días, por ejemplo, simplifíquelo en cuatro sesiones durante un día. Si sus altavoces deseados cotizan los honorarios costosos, el scout alrededor para un igualmente bueno que hablará a su negocio para menos – o pro bono.

5. Fechas disponibles para la investigación

El período de planificación de una conferencia debe ser por lo menos un año, y preferiblemente más. ¿Por qué? Porque las reuniones tienen una multitud de logística. Necesita un lugar, vendedores y altavoces disponibles en una fecha determinada. Si su período de planificación es menor de un año, la disponibilidad de uno o más de estos elementos puede ser limitada.

Usted tendrá que colocar un poste de la tienda en la forma de una fecha antes de que toda la planificación está completa. Es una buena idea, sin embargo, para investigar fechas de disponibilidad para 1) lugares que pueden acomodar el número de personas y tipo de reunión que desea, 2) bien conocidos oradores y 3) proveedores. Una vez que tenga sus fechas de disponibilidad, decida la (s) fecha (s) de la reunión.

6. Reservar el lugar

Establecer compromisos para el lugar donde se celebrará la conferencia. Si el lugar será responsable de preparar y servir las comidas de la reunión, establecer compromisos para los también.

7. Contrata los altavoces y vendedores

Hacer arreglos con cualquier orador. Envíeles la fecha, hora y cualquier otro material necesario para la reunión. Contrate a los vendedores que necesite.

8. Desarrollar la agenda

Usted puede tener un buen sentido de lo que es la agenda de las sesiones de lluvia de ideas inicial. O bien, puede que en este momento tenga que sentarse y dibujar, punto por punto. El desarrollo de una agenda firme debe comenzar inmediatamente una vez que la fecha para la conferencia sea firme.

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Asegúrese de distribuir el orden del día para que todas las partes pertinentes lo hayan visto y contribuido antes de que se finalice.

9. Dar a conocer la conferencia

Todas las reuniones, ya sean internas o externas a la empresa, deben ser publicitadas. Si la asistencia es obligatoria – digamos que es una reunión motivacional para la fuerza de ventas – la publicidad emocionará a los asistentes y les hará saber de qué se trata la reunión. Si no es obligatorio – lanzar un nuevo producto, para que los empleados puedan asistir o no – la publicidad puede proporcionar razones para asistir.

La publicidad debe proporcionar razones que la reunión será beneficiosa para los asistentes. Utilícela también como un canal informativo para que las personas conozcan las fechas, la agenda, el lugar y las atracciones de los alrededores.

Decida cuáles deben ser los métodos de publicidad. Sitio web ¿E-mail dispara sobre una base regular? Folletos y folletos? Una historia en el boletín de la compañía? ¿Una mezcla de todo esto?

10. Evalua la conferencia

Este paso posterior a la conferencia se omite a veces. No debería ser. Necesita información concreta y mensurable sobre la conferencia para los asistentes. Un cuestionario corto que pregunta qué participantes tomaron de la conferencia es una buena idea. Vuelve a tu propósito aquí. Si el propósito era motivar a la fuerza de ventas, ¿cuál era su comida para llevar? Si un lanzamiento de un nuevo producto, los asistentes aprender información valiosa sobre el producto? ¿Se sentían cómodos durante la reunión? ¿Lo encontraron valioso para sus carreras?

Planificación de la conferencia es una gran manera de construir su visibilidad y perfil dentro de una empresa. Debido a que la planificación de la conferencia es compleja, debe manejarse con un plan general en su lugar y pasos específicos para la ejecución. Estos 10 consejos le preparará para una conferencia memorable.