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May 13

Conoce la guía completa de planificación de conferencias

Organizar una conferencia desde cero requiere una tremenda cantidad de previsión y recopilación de datos. El proceso entero puede tomar un par de años dependiendo del tamaño del grupo, pero es concebible lanzar una conferencia acertada en un solo año si usted puede tomar decisiones rápidas.

La realidad de la planificación de una conferencia es que, sin ninguna experiencia, usted puede perder mucho tiempo sobre-pensar cada pequeño detalle al pasar por alto los temas más importantes.

Para hacer el proceso más sencillo para los principiantes, hemos esbozado los pasos más importantes al tiempo que le proporciona enlaces a nuestros tutoriales más detallados sobre cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de la conferencia que le ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.

Paso 1: Crear una visión de su conferencia
Cada evento comienza con una visión, pero necesitará transformar su visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. En primer lugar, es necesario comenzar con los conceptos básicos como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Paso 2: Creación de un plan de negocios
A menos que su conferencia esté siendo financiada por una subvención u organización, usted va a necesitar mapear de dónde viene su dinero y para qué se está usando. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse a principios del proceso de planificación.

Ahora, con el fin de poner un precio en una conferencia, es necesario tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su itinerario y línea de altavoces será el factor de venta para los potenciales registrantes.

Paso 3: Comparación de lugares y servicios
Después de tener una idea más específica sobre cuándo tendrá lugar su conferencia y cuánta gente desea asistir, puede comenzar a comprar un lugar apropiado.

Tenga en cuenta que su selección de locales también determinará sus costos de catering y audio / visual. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y hoteles de eventos requieren que usted use sus servicios internos para cualquier evento in situ.

La mayoría de las conferencias tendrá que proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los huéspedes que viajan desde fuera de la región. Esta necesidad crea otro conjunto de consideraciones para tener en cuenta la decisión de su sede.

Paso 4: Reclutamiento y Administración de Registrantes
Incluso las conferencias más populares deben comercializar eficazmente su evento para llenar cada asiento en la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia generan oportunidades de ingresos y patrocinio. Y las personas más que se han registrado creará más demanda de publicidad y aperturas de participación. Larga historia corta, si usted puede dibujar una multitud entonces todo lo demás se caerá en su lugar mucho más fácil.

Gestionar el registro se hace más difícil a medida que su evento crece en tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarle a rastrear el número, procesar los pagos y organizar los datos.

Paso 5: Planificación de los detalles en sitio
Finalmente, después de organizar e implementar los elementos empresariales de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles en el sitio. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada habitación y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de las personas asocian con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es caminar a través de su itinerario como lo harían sus invitados. Imagínense cómo piensan y actúan en cada punto del día para resolver problemas antes de que surjan.

Paso 6: Consejos para la gestión de exposiciones
Las conferencias suelen contener un área de exposición o un piso de convenciones donde los patrocinadores y vendedores alquilan espacio para promocionar sus productos.

Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Tenga en cuenta que un área de exposición requerirá un compromiso significativo de tiempo y recursos, así que asegúrese de estar preparado para administrar las necesidades de varios proveedores antes de comprometerse con este formato.