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May 16

Consejos para planificar un evento comunitario exitoso

Unir a un equipo

Es muy importante ser claro lo que usted está tratando de lograr de un proyecto o evento. ¿Estás recaudando dinero, quieres crear algo duradero en la comunidad, o simplemente reunir a una cierta audiencia para un evento divertido?

Trabajar con un equipo de personas hará la vida más fácil. El tamaño de este equipo variará dependiendo de la escala del evento. No hagas que el equipo sea demasiado grande, ya que la gestión por un comité grande rara vez funciona para este tipo de actividad. Asegúrese de que todos conozcan y entiendan su papel y responsabilidades. Utilice equipos pequeños con un líder del equipo informando si es necesario, ya que esto reducirá el número sentado alrededor de la mesa como parte del equipo central.

Clasificar tu presupuesto

Crear un presupuesto y ser claro donde tiene ingresos generados por variables tales como entradas, lo que permite una contingencia para los gastos imprevistos. Identifique el punto de equilibrio y esté preparado para encontrar ahorros si las cosas no funcionan como usted predijo. Al hacer ahorros, se adhieren a las áreas que no afectarán la experiencia de los participantes o, si es relevante, los resultados físicos.

Transmitir el mensaje

Si desea que la gente compre un boleto, asista o ayude con el evento o proyecto, necesita saber lo que está sucediendo. Piensa en las diferentes partes de la comunidad en la que vives y en la mejor forma de alcanzarlas. Si necesita un compromiso inicial, piense en cómo va a registrar la información. Asegúrese de que cualquier mensaje lo haga claro lo que desea que la persona haga. Usted podría pedirles que se unan al grupo de Facebook, suscribirse a un boletín de noticias o simplemente comprar un boleto.

Piensa en la seguridad y el seguro

Dos factores importantes: tratar de evitar que algo salga mal y cubrirlo en caso de que lo haga. La evaluación del riesgo es la clave para ello. Unity Insurance Services, un corredor de caridad especialista, aconseja que necesitará Cubierta de responsabilidad civil para protegerlo contra reclamaciones por cualquier daño al público o daños a la propiedad de otras personas. Si ya tiene un seguro, consulte su póliza para ver exactamente lo que está cubierto, ya que puede necesitar una póliza adicional de seguro de eventos.

El director ejecutivo de Community Matters, David Tyler, dice que mucho depende de tener el papeleo correcto.

¿Tienes las licencias adecuadas?

Si es probable que su evento incluya música o video en vivo o grabado, aunque sea música de fondo, es posible que necesite varias licencias. Compruebe esto por adelantado. La necesidad de una licencia de su consejo local bajo la Ley de Licencias de 2003 está siendo revisada y algunas de las reglas relajadas, así que verifique con su Oficial de Licencias local para ver si su evento está exento.

Existen dos organismos de licencia separados para proteger la música como propiedad intelectual. PPL UK licita a grupos para que toquen música grabada en eventos públicos con algunos de los honorarios que van a los artistas de grabación y compañías discográficas. PRS for Music licencia a grupos para que toquen música en vivo o grabada en eventos públicos que todavía están en copyright, y algunos de los honorarios van a los compositores.

Si necesitasuna o ambas de estas licencias dependerá de una serie de factores. Es posible que pueda evitar uno o ambos cargos si su evento es privado, si utiliza solo música grabada sin derechos de autor o si la persona que está tocando la música o el lugar que está usando tiene las licencias correspondientes.

Si alguien en tu evento está mostrando un video o programa de televisión, las licencias y los permisos pueden ser requeridos. La punta superior aquí es: no hacer esto a menos que su evento depende de ello.

Evalua el riesgo y buscar asesoramiento sobre seguros

Piense en qué seguro puede necesitar para su evento y busque asesoramiento de la Asociación de Aseguradores Británicos si tiene alguna duda. Los riesgos particulares a considerar incluyen el uso de fuegos artificiales, castillos hinchables, deportes u otras actividades físicas, grandes multitudes, niños corriendo, la disponibilidad de alcohol en el evento o peligros de seguridad en el lugar (incluyendo eventos al aire libre). Consulte con su compañía de seguros si su evento está cubierto bajo el seguro de hogar u otros seguros existentes.

Piensa cuidadosamente en cómo cubre tus costos

Trate de evitar cobrar una cuota de asistencia, ya que esto puede aumentar algunas de sus cuotas de licencia y puede llevarlo a un contrato formal para proporcionar esos bienes y servicios, con los riesgos asociados si no se proporcionan o de calidad inadecuada.

Si decide solicitar donaciones voluntarias, asegúrese de evitar la coerción. Trate de encontrar una manera para que la gente haga donaciones sin sacudir latas o recoger baldes, ya que puede necesitar una licencia de recolección y la regulación para recolección pública se está endureciendo. Si decide celebrar una rifa puede evitar tener que obtener una licencia de su consejo local si vende todos los billetes en el día (no por adelantado), anunciar a los ganadores en el día y mantener el gasto en premios por debajo de £ 500 .

Kate Groves, uno de los organizadores de The Big Lunch, dice que no tiene por qué ser complicado tener un evento comunitario exitoso.

Mantén las cosas simples

Los grandes almuerzos pueden ser grandes o pequeños y tener lugar en cualquier lugar que las comunidades puedan reunirse, desde jardines y parques, hasta los pasillos y calles de la iglesia.

Necesitas pensar en el tamaño del evento y los riesgos potenciales involucrados. Usted puede mantener las cosas simples mediante la publicidad sólo los eventos a nivel local a los residentes, en lugar de externamente a través de sitios web y periódicos. Si las contribuciones son necesarias, pedir a la gente a traer cosas y dar donaciones en lugar de ticketing el evento, de esa manera las licencias no deben ser necesarios.

Mantenga la música y el entretenimiento incidental, asegurándose de que no sea demasiado fuerte y no vaya demasiado tarde. Además, anime a todos en el evento a asumir la responsabilidad por sí mismos y sus hijos, como lo haría en una fiesta de niños o en una feria de verano.