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May 15

La guía completa de planificación de eventos que debes leer

No comience a planear su próximo evento sin leer estos 10 pasos.

Si bien este es un resumen de alto nivel de algunos de los pasos que deberá seguir al desarrollar un evento, no podemos identificar todos los detalles que necesitará pensar (ya que gran parte dependerá del tipo Del acontecimiento que usted está sosteniendo). Sin embargo, esperamos que lo siguiente proporcione un punto de partida para la planificación de su evento.

También hemos elaborado una lista de comprobación fácil de usar para que nada quede entre las grietas.

1. Desarrolle Objetivo y Objetivos del Evento

El primer paso es establecer un objetivo y objetivos tangibles. (Por ejemplo, ¿por qué está organizando este evento y qué espera lograr?)

2. Organizar un equipo

Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considere la posibilidad de identificar a un director de eventos clave o presidente de eventos, así como a presidentes individuales para subcomités, tales como:

Gestión de locales;
Altavoces;
entretenimiento;
publicidad;
Patrocinadores;
Gestión de voluntarios

3. Establecer una fecha

Es posible que la fecha ya esté preestablecida para un evento recurrente, pero si se trata de un nuevo evento, asegúrese de considerar lo siguiente antes de confirmar la fecha:

¡Date tiempo suficiente! Idealmente, usted debe tener 4-6 meses para planificar (dependiendo de la naturaleza de su evento)
Tenga en cuenta las fiestas estatutarias y religiosas
Evite los períodos de vacaciones escolares (por ejemplo, invierno, primavera y vacaciones de verano)
Consulte las fechas con los participantes clave, por ejemplo, ponentes, presentadores, invitados VIP, etc.
Planificación de un evento en este momento? Descargue nuestra lista de verificación de planificación de eventos aquí.

4. Marca tu evento

Si desea que su evento se destaque, debe elegir un tema oportuno y convincente que lo distingue de su competencia. Esto significa que usted necesita para llegar a un tema general dinámico y es necesario tener mucho cuidado con el nombre real – ya que puede ser una atención clave getter, especialmente en los medios de comunicación en línea.

Brainstorm de nombres: Cuando usted está pensando en el nombre del evento, piense en:
¿Cómo es su evento diferente de otros eventos en su sector?
¿Qué esperas transmitir a través de este evento?
Crear un Tagline: Una vez que has llegado hasta con un nombre, también tratar de elaborar un lema – un eslogan de marca corto, memorable que describe el evento.
Diseñe un Logo: El paso final será tener un logotipo creado para representar su evento. Un logotipo puede ser una herramienta de marca eficaz – que ofrece un reconocimiento inmediato de su evento en todos sus artículos publicitarios y promocionales (por ejemplo, camisetas, botellas de agua, bolsas, etc.)

5. Crear un Plan Maestro:

Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluyendo:

Gestión de lugares, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
Ponentes / presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
Actividades / entretenimiento
Publicación / promoción (en línea y fuera de línea, por ejemplo: página web y promoción en línea, calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios de comunicación, señalización, medios de comunicación social, etc.)
Registro (inscripción en línea, pago y seguimiento, inicio de sesión en el sitio, etc.)
Gestión de patrocinadores / socios
Gestión de voluntarios

6. Determinar los Procesos Administrativos

En otras palabras, ¿cómo vas a realizar un seguimiento de tus listas de planificación, registro, presupuesto, invitados y oradores, etc.?

Si usted es un cliente de Administración de Membresía de Wild Apricot, puede crear rápida y fácilmente un evento y administrar su registro a través de nuestro sistema de gestión de eventos en línea.

Si su sitio web o su base de datos de membresía no está alimentado por Wild Apricot, es posible que desee determinar cómo organizar mejor y realizar un seguimiento de toda la información de su evento. Puede revisar las herramientas de software de gestión de eventos a través de un directorio, como Capterra (http://www.capterra.com/event-management-software).

7. Identificar y establecer asociaciones y patrocinadores

¿Hay organizaciones con las que podría asociarse o solicitar patrocinios para sufragar los costos y aumentar la participación potencial? Cuando usted involucra a otras personas o grupos en su evento, ellos tienen una participación en ayudar a difundir la palabra y hacer que el evento sea un éxito.

Es posible que desee considerar:

Buscar patrocinadores corporativos para financiar una parte del evento. Esto puede ir desde organizaciones nacionales que quieran patrocinar una cena, ofrecer un premio de puerta o un elemento clave de subasta silenciosa, a empresas locales que podrían proporcionar bienes o servicios, como flores para las mesas, artículos de bolsas de regalo, etc. .
Asociarse con organizaciones comunitarias que puedan ofrecer un lugar y / o asistencia con la organización o la dotación de personal de un evento

8. Crear un plan de publicidad

Incluso con el altavoz más asombroso o entretenimiento line-up, necesita publicidad para atraer a la gente en la puerta. La promoción del evento comienza con la notificación o página inicial de su sitio web, anote en su boletín informativo o correo electrónico para guardar la fecha y, a continuación, se compone de publicidad en línea y fuera de línea, relaciones con los medios y divulgación continua para fomentar el registro. Y ningún plan es completo sin las gracias de post-evento, patrocinador reconocimientos y artículos sobre los mensajes clave del evento o el éxito de recaudación de fondos.

Para obtener más información sobre la promoción, consulte la Guía de promoción de eventos.

9. Establecer un presupuesto

Su presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los ítems clave identificados en su Plan Maestro de Eventos. No se olvide de incluir los gastos de viaje o alojamiento para los ponentes, presentadores, etc.

10. Determinar el proceso de evaluación

¿Cómo determinará si su evento es un éxito? ¿Mide el éxito por el número de inscritos o asistentes o es dependiente de usted rompiendo o elevando una cantidad objetivo en donaciones?

Cuando establezca sus metas y objetivos iniciales del evento, también debe considerar cómo evaluará el evento para determinar su éxito. Si está utilizando un paquete de software de gestión de pertenencia, como Wild Apricot’s, puede controlar fácilmente los números de registro y las tarifas. Sin embargo, si su evento implica el seguimiento, por ejemplo, una subasta silenciosa, entonces tendrá que poner algunos procesos en el lugar para identificar los bienes ofrecidos en especie y los fondos recaudados en el evento.

De la misma manera, si el objetivo de su evento es aumentar la concienciación, tendrá que comparar y recopilar datos sobre las actividades de las redes sociales en línea / menciones, etc. y la publicidad fuera de línea, de nuevo basándose en sus metas iniciales.

Cómo crear fácilmente registros y pagos en línea para su próximo evento
A lo largo de los años Wild Apricot ha ayudado a miles de organizaciones a planificar eventos con nuestro software de gestión de afiliación todo en uno. Facilitamos la creación de eventos con registro en línea y pagos. Además, cada vez que alguien se registra para su evento, su información se actualiza automáticamente en su base de datos de miembros.