May 16

10 consejos para planificar una exitosa conferencia de empresa

Planificación de una conferencia de empresa puede impulsar su carrera y visibilidad. Puede fortalecer las ventas y la moral de la empresa, dependiendo de su propósito.

Sin embargo, las conferencias son complejas y pueden ser difíciles de planificar. Una agenda convincente y excelentes oradores son una necesidad. Pero también lo son la comida, los cómodos asientos y una miríada de elementos detrás de las escenas. Piense en el aire acondicionado. Calor. Cafe mañanero.

Una conferencia que no está bien planificada puede afectar su carrera como un globo de plomo. Si los altavoces no impresionan a los asistentes, o se queda sin comida, se puede hablar durante meses después … Y usted podría asumir la culpa, o al menos compartirlo.

Así que planifique su conferencia de empresa a fondo. No dejes nada al azar. Aquí hay 10 consejos para planificar con éxito.

Pasos iniciales

1. Decidir sobre un propósito claro

Las conferencias exitosas tienen un propósito claro. ¿Necesita motivar a la fuerza de ventas? ¿Introducir un nuevo producto? ¿Participar en actividades de formación de equipos? ¿Reunir regiones geográficas separadas? El propósito determina gran parte del resto de la conferencia: su tamaño, sus oradores y la agenda.

2. Haz una lluvia de ideas en una lista de deseos

Una vez que usted tiene un propósito definitorio, comience a hacer una lluvia de ideas. ¿Qué querrían ustedes – y el comité de la reunión, si hay uno – que más les gusta ver? ¿Quieres participar de oradores dinámicos y bien conocidos? ¿Quieres sesiones plenarias, donde el grupo entero de asistentes se reúne para escuchar oradores? ¿O necesita una serie de sesiones de ruptura en varios temas? ¿Qué pasa con el lugar de la conferencia? ¿Debería estar cerca de la empresa? ¿En un área conveniente para los asistentes en los Estados Unidos y en el extranjero?

3. Crea un presupuesto

Una vez que tenga un propósito y una lista de deseos, configure su presupuesto. Asegúrese de incluir todas las categorías que necesita. Configure una línea de pedido para cada cosa en su lista de deseos.

¿Necesitará altavoces pagados? ¿Las comidas serán parte de la reunión? ¿Qué tal el lugar? ¿Qué tipo de salas de conferencias necesitará? Las salas de sesiones plenarias pueden tener que albergar a varios cientos de personas, mientras que las salas de reuniones pueden necesitar 20 o más. ¿Va a ser la contratación de proveedores para crear material impreso o basado en la web? ¿Para información relacionada con la reunión?

Cree una lista de todo lo que necesita y cuánto costará cada artículo, aproximadamente. A continuación, comenzar su búsqueda de un lugar que puede acomodar a todo. Busque lugares de reunión que ofrecen paquetes de reuniones flexibles y están bien equipados para manejar sus necesidades.

4. Reducir la lista de deseos y el presupuesto

Una vez que haya emparejado su lista de deseos y el presupuesto, puede ocurrir una de dos cosas. Uno: Su presupuesto disponible y la lista de deseos son un partido! Ahora puede iniciar la etapa de planificación en serio.

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Si tiene un déficit en el presupuesto de su lista de deseos, revise el plan para que se ajuste a su presupuesto. Si planificó ocho sesiones separadas durante dos días, por ejemplo, simplifíquelo en cuatro sesiones durante un día. Si sus altavoces deseados cotizan los honorarios costosos, el scout alrededor para un igualmente bueno que hablará a su negocio para menos – o pro bono.

5. Fechas disponibles para la investigación

El período de planificación de una conferencia debe ser por lo menos un año, y preferiblemente más. ¿Por qué? Porque las reuniones tienen una multitud de logística. Necesita un lugar, vendedores y altavoces disponibles en una fecha determinada. Si su período de planificación es menor de un año, la disponibilidad de uno o más de estos elementos puede ser limitada.

Usted tendrá que colocar un poste de la tienda en la forma de una fecha antes de que toda la planificación está completa. Es una buena idea, sin embargo, para investigar fechas de disponibilidad para 1) lugares que pueden acomodar el número de personas y tipo de reunión que desea, 2) bien conocidos oradores y 3) proveedores. Una vez que tenga sus fechas de disponibilidad, decida la (s) fecha (s) de la reunión.

6. Reservar el lugar

Establecer compromisos para el lugar donde se celebrará la conferencia. Si el lugar será responsable de preparar y servir las comidas de la reunión, establecer compromisos para los también.

7. Contrata los altavoces y vendedores

Hacer arreglos con cualquier orador. Envíeles la fecha, hora y cualquier otro material necesario para la reunión. Contrate a los vendedores que necesite.

8. Desarrollar la agenda

Usted puede tener un buen sentido de lo que es la agenda de las sesiones de lluvia de ideas inicial. O bien, puede que en este momento tenga que sentarse y dibujar, punto por punto. El desarrollo de una agenda firme debe comenzar inmediatamente una vez que la fecha para la conferencia sea firme.

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Asegúrese de distribuir el orden del día para que todas las partes pertinentes lo hayan visto y contribuido antes de que se finalice.

9. Dar a conocer la conferencia

Todas las reuniones, ya sean internas o externas a la empresa, deben ser publicitadas. Si la asistencia es obligatoria – digamos que es una reunión motivacional para la fuerza de ventas – la publicidad emocionará a los asistentes y les hará saber de qué se trata la reunión. Si no es obligatorio – lanzar un nuevo producto, para que los empleados puedan asistir o no – la publicidad puede proporcionar razones para asistir.

La publicidad debe proporcionar razones que la reunión será beneficiosa para los asistentes. Utilícela también como un canal informativo para que las personas conozcan las fechas, la agenda, el lugar y las atracciones de los alrededores.

Decida cuáles deben ser los métodos de publicidad. Sitio web ¿E-mail dispara sobre una base regular? Folletos y folletos? Una historia en el boletín de la compañía? ¿Una mezcla de todo esto?

10. Evalua la conferencia

Este paso posterior a la conferencia se omite a veces. No debería ser. Necesita información concreta y mensurable sobre la conferencia para los asistentes. Un cuestionario corto que pregunta qué participantes tomaron de la conferencia es una buena idea. Vuelve a tu propósito aquí. Si el propósito era motivar a la fuerza de ventas, ¿cuál era su comida para llevar? Si un lanzamiento de un nuevo producto, los asistentes aprender información valiosa sobre el producto? ¿Se sentían cómodos durante la reunión? ¿Lo encontraron valioso para sus carreras?

Planificación de la conferencia es una gran manera de construir su visibilidad y perfil dentro de una empresa. Debido a que la planificación de la conferencia es compleja, debe manejarse con un plan general en su lugar y pasos específicos para la ejecución. Estos 10 consejos le preparará para una conferencia memorable.

May 16

8 Tendencias más grandes para eventos de 2017

A medida que se acerca el nuevo año, no sólo es hora de reflexionar sobre el año pasado y todas las maravillosas nuevas personas que conocimos y experiencias que tuvimos, sino que también es hora de mirar hacia el nuevo año y echar un vistazo a lo que tiene en la tienda Para la industria de eventos.

Nuestra lista de tendencias de la industria de eventos para 2017 no es necesariamente un análisis científico o una recopilación de expertos de la industria. Sin embargo, pasamos todo el año escuchando a miles de profesionales de eventos (a saber, nuestros clientes y base de usuarios maravillosa), tomando notas sobre las tendencias y problemas que están viendo en la industria, anotando sus necesidades, gustos y disgustos. Y esta lista es un resumen de lo que los profesionales del evento y los planificadores de eventos han estado notando mientras nos dirigimos hacia 2017.

Sin más preámbulos … las 8 mayores tendencias de eventos de 2017.

1. “Nicho” es el nuevo negro para los eventos.

Subir puede no estar abajo, y malo definitivamente no está bien. Pero pequeño es definitivamente el nuevo gran cuando se trata de muchos tipos de eventos.

Desde eventos enfocados en audiencias de nicho más pequeñas hasta sub-eventos o pistas enfocadas en asistentes selectos a sesiones más pequeñas y tamaños de audiencia, los eventos que están enfocados en micro comenzarán a ganar más ímpetu ya que los asistentes desean experiencias más personalizadas y buscan entornos más íntimos para aprender y conectar.

2. Más “cabeza arriba” menos “cabeza abajo”.

Para cada pundit evento que dice que es imposible para los asistentes dejar de mirar a sus teléfonos, para cada blogger evento que dice que debe atender a la gente mirando a sus teléfonos mientras sus altavoces y paneles presentes, hay una docena de planificadores de eventos y profesionales que desprecian Las distracciones de las computadoras de mano y su brillo interrumpido.

Los profesionales del evento pueden no ser capaces de detener completamente a las personas con sus teléfonos inteligentes, pero en 2017 empezarán a ver mucho más “heads up” de tecnología, como juegos interactivos en gran escala donde los teléfonos inteligentes son simplemente los controladores. O la radiodifusión de encuestas y la multitud de streaming de contenido (utilizando el contenido compartido en vivo a través de medios de comunicación social) en las pantallas de arriba (de nuevo, donde los teléfonos inteligentes sólo suministrar el contenido). O simplemente más dinámica de vídeo, audio y la interacción del público (como el uso de una aplicación como Crowd Mics http://crowdmics.com/ para convertir el teléfono celular de todo el mundo en un micrófono).

Básicamente, cualquier cosa para hacer que la gente busque y asista al tema en cuestión y no su feed de Twitter.

3. Más actividades de ocio incorporadas en el calendario.

En el pasado, la mayoría de la gente que asistía a un evento ejerció o practicó yoga o aeróbicos en su tiempo “libre”. O simplemente no tienen tiempo para cualquier tipo de actividades de ocio, así que saltó esto por completo para empacar en más reuniones y sesiones.

Pero en 2016, vimos más y más eventos incorporando actividades de ocio en el calendario, y 2017 verá esta tendencia florecer aún más. Esto es algo muy bueno, ya que estos interludios no sólo proporcionan “pausas cerebrales” para los asistentes sino que también les dan la oportunidad de interactuar entre sí en entornos más relajados donde puedan recargarse.

4. Los acontecimientos impulsados ​​por el cambio político y la interrupción atraerán mucha atención.

Recientemente escribimos un post sobre eventos en la era Trump, y aunque recomendamos un enfoque medido e inclusivo para eventos en los próximos meses, es imposible ignorar dos hechos:
1. Los grupos y organizaciones que ahora se encuentran fuera del poder tratarán de reagruparse y usar los eventos para mostrar su solidaridad y resolución.
2. Grupos y organizaciones que ahora tienen un oído receptivo en el gobierno usarán eventos para movilizar e influir en los líderes.

En pocas palabras, estamos en un viaje bastante salvaje en 2017 cuando se trata de nuestra esfera política, y la industria de eventos ciertamente verá nuestra justa parte de eventos y temas politizados.

5. Los proveedores tendrán la ventaja durante otro año.

Con el Wall Street Journal, Forbes y Kiplingers todos llamando a un crecimiento económico estable y moderado, la economía de los Estados Unidos continuará probablemente en la onda del mercado alcista de siete años en 2017, y parece probable que el dólar siga siendo fuerte.

Y así como 2016 fue un año para los proveedores como la demanda fue alta, por lo que 2017 continuará esta tendencia, con los lugares y los hoteles de llenado, los pedidos de restauración sigue siendo saludable y los alquileres también en mayor demanda. Con eso dicho, tiene sentido construir hacia fuera sus presupuestos del acontecimiento más por adelantado y consultar a sus surtidores más temprano en el proceso de modo que usted no consiga ningún choque de la etiqueta engomada de último minuto.

NOTA: Mi asesor financiero me ha estado diciendo desde hace más de un año que estamos por un período de recesión, por lo que si eso ocurre, puede atrofiar el crecimiento y nivelar los precios un poco.

6. Busque momentos experienciales rociados a lo largo de los eventos.

Sí, hemos escuchado (y visto personalmente) un montón de discursos experimentales y sesiones principales en 2016 donde la gamificación, los hologramas y la realidad virtual han llevado la experiencia del evento a un nuevo nivel.

Sin embargo, en 2017, prepararse para más toque-ver-sabor-y-sentir experiencias rociadas en todo el lugar. Al igual que innovadoras áreas de descanso y salones. Iluminación creativa y puesta en escena. Degustaciones de alimentos y bebidas y alta cocina. Regalos innovadores y bolsas digitales.

Al igual que con los eventos de nicho, la adición de elementos más experimentales a los eventos es parte de una tendencia más amplia para crear más experiencias de inmersión que apelar a los asistentes deseos de personalización y personalización.

7. El marketing de contenido y los activos de marketing “propiedad” ocupan un lugar central.

Ah, recordamos los días en que poner un anuncio en el catálogo de la conferencia, el envío de un correo electrónico a la lista de asistentes y dejar caer un elemento promocional en la bolsa swag constituyó un esfuerzo (algo) razonable de marketing de eventos.

Mi cómo las cosas han cambiado. Hoy en día, el contenido es el rey y es vital para continuar creando contenido no sólo para promover las inscripciones y RSVPs, sino para ofrecer información útil y datos a los asistentes para preparar la bomba para todo el contenido adicional que se absorberán en el evento. Los blogs y el intercambio social son ahora los medios de marketing preferidos para los profesionales del evento que necesitan conectarse con todas las generaciones, pero especialmente Gen X, Gen Y y Millennials.

No sólo eso, sino propiedad de activos de marketing como la construcción de su propia lista de correo electrónico crecerá más y más importante a medida que la gente se vuelve más protectora de su identidad en línea y bandejas de entrada. Todo es parte de la construcción de relaciones uno a uno con los miembros de su audiencia y la creación de un intercambio de información.

8. El emprendimiento empresarial prosperará.

Los últimos 5 años han sido testigos de una efusión de tecnología de eventos como la industria nunca ha visto. Parte de esto es debido a la última burbuja de la tecnología y un montón de dinero de inversión que se vierte en empresas de tecnología en general. Sin embargo, la industria de los eventos también ha visto un montón de empresas no tecnológicas desde la Gran Recesión, con muchos planificadores de eventos independientes, empresas de gestión de eventos, empresas de catering y nuevos lugares poniendo fuera de sus guijarros como la economía se recupera.

En 2017, el emprendimiento de eventos florecerá y comenzará a madurar. Las empresas más antiguas de tecnología de eventos (y por mayores, me refiero a 5-10 años de edad) comenzará a refinar las ofertas y construir sus productos para expandir sus bases de clientes. Las nuevas empresas de tecnología de eventos buscarán innovar en áreas como la producción de eventos, la gestión de invitados y la interacción con los asistentes. Y las nuevas empresas de planificación de eventos y lugares seguirán floreciendo si la demanda de la industria continúa su crecimiento constante.

Así que ésto es nuestro pronóstico de tendencias de eventos para 2017 … tener un año nuevo productivo y rentable y una feliz planificación del equipo de Planning Pod.

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