May 16

8 Tendencias más grandes para eventos de 2017

A medida que se acerca el nuevo año, no sólo es hora de reflexionar sobre el año pasado y todas las maravillosas nuevas personas que conocimos y experiencias que tuvimos, sino que también es hora de mirar hacia el nuevo año y echar un vistazo a lo que tiene en la tienda Para la industria de eventos.

Nuestra lista de tendencias de la industria de eventos para 2017 no es necesariamente un análisis científico o una recopilación de expertos de la industria. Sin embargo, pasamos todo el año escuchando a miles de profesionales de eventos (a saber, nuestros clientes y base de usuarios maravillosa), tomando notas sobre las tendencias y problemas que están viendo en la industria, anotando sus necesidades, gustos y disgustos. Y esta lista es un resumen de lo que los profesionales del evento y los planificadores de eventos han estado notando mientras nos dirigimos hacia 2017.

Sin más preámbulos … las 8 mayores tendencias de eventos de 2017.

1. “Nicho” es el nuevo negro para los eventos.

Subir puede no estar abajo, y malo definitivamente no está bien. Pero pequeño es definitivamente el nuevo gran cuando se trata de muchos tipos de eventos.

Desde eventos enfocados en audiencias de nicho más pequeñas hasta sub-eventos o pistas enfocadas en asistentes selectos a sesiones más pequeñas y tamaños de audiencia, los eventos que están enfocados en micro comenzarán a ganar más ímpetu ya que los asistentes desean experiencias más personalizadas y buscan entornos más íntimos para aprender y conectar.

2. Más “cabeza arriba” menos “cabeza abajo”.

Para cada pundit evento que dice que es imposible para los asistentes dejar de mirar a sus teléfonos, para cada blogger evento que dice que debe atender a la gente mirando a sus teléfonos mientras sus altavoces y paneles presentes, hay una docena de planificadores de eventos y profesionales que desprecian Las distracciones de las computadoras de mano y su brillo interrumpido.

Los profesionales del evento pueden no ser capaces de detener completamente a las personas con sus teléfonos inteligentes, pero en 2017 empezarán a ver mucho más “heads up” de tecnología, como juegos interactivos en gran escala donde los teléfonos inteligentes son simplemente los controladores. O la radiodifusión de encuestas y la multitud de streaming de contenido (utilizando el contenido compartido en vivo a través de medios de comunicación social) en las pantallas de arriba (de nuevo, donde los teléfonos inteligentes sólo suministrar el contenido). O simplemente más dinámica de vídeo, audio y la interacción del público (como el uso de una aplicación como Crowd Mics http://crowdmics.com/ para convertir el teléfono celular de todo el mundo en un micrófono).

Básicamente, cualquier cosa para hacer que la gente busque y asista al tema en cuestión y no su feed de Twitter.

3. Más actividades de ocio incorporadas en el calendario.

En el pasado, la mayoría de la gente que asistía a un evento ejerció o practicó yoga o aeróbicos en su tiempo “libre”. O simplemente no tienen tiempo para cualquier tipo de actividades de ocio, así que saltó esto por completo para empacar en más reuniones y sesiones.

Pero en 2016, vimos más y más eventos incorporando actividades de ocio en el calendario, y 2017 verá esta tendencia florecer aún más. Esto es algo muy bueno, ya que estos interludios no sólo proporcionan “pausas cerebrales” para los asistentes sino que también les dan la oportunidad de interactuar entre sí en entornos más relajados donde puedan recargarse.

4. Los acontecimientos impulsados ​​por el cambio político y la interrupción atraerán mucha atención.

Recientemente escribimos un post sobre eventos en la era Trump, y aunque recomendamos un enfoque medido e inclusivo para eventos en los próximos meses, es imposible ignorar dos hechos:
1. Los grupos y organizaciones que ahora se encuentran fuera del poder tratarán de reagruparse y usar los eventos para mostrar su solidaridad y resolución.
2. Grupos y organizaciones que ahora tienen un oído receptivo en el gobierno usarán eventos para movilizar e influir en los líderes.

En pocas palabras, estamos en un viaje bastante salvaje en 2017 cuando se trata de nuestra esfera política, y la industria de eventos ciertamente verá nuestra justa parte de eventos y temas politizados.

5. Los proveedores tendrán la ventaja durante otro año.

Con el Wall Street Journal, Forbes y Kiplingers todos llamando a un crecimiento económico estable y moderado, la economía de los Estados Unidos continuará probablemente en la onda del mercado alcista de siete años en 2017, y parece probable que el dólar siga siendo fuerte.

Y así como 2016 fue un año para los proveedores como la demanda fue alta, por lo que 2017 continuará esta tendencia, con los lugares y los hoteles de llenado, los pedidos de restauración sigue siendo saludable y los alquileres también en mayor demanda. Con eso dicho, tiene sentido construir hacia fuera sus presupuestos del acontecimiento más por adelantado y consultar a sus surtidores más temprano en el proceso de modo que usted no consiga ningún choque de la etiqueta engomada de último minuto.

NOTA: Mi asesor financiero me ha estado diciendo desde hace más de un año que estamos por un período de recesión, por lo que si eso ocurre, puede atrofiar el crecimiento y nivelar los precios un poco.

6. Busque momentos experienciales rociados a lo largo de los eventos.

Sí, hemos escuchado (y visto personalmente) un montón de discursos experimentales y sesiones principales en 2016 donde la gamificación, los hologramas y la realidad virtual han llevado la experiencia del evento a un nuevo nivel.

Sin embargo, en 2017, prepararse para más toque-ver-sabor-y-sentir experiencias rociadas en todo el lugar. Al igual que innovadoras áreas de descanso y salones. Iluminación creativa y puesta en escena. Degustaciones de alimentos y bebidas y alta cocina. Regalos innovadores y bolsas digitales.

Al igual que con los eventos de nicho, la adición de elementos más experimentales a los eventos es parte de una tendencia más amplia para crear más experiencias de inmersión que apelar a los asistentes deseos de personalización y personalización.

7. El marketing de contenido y los activos de marketing “propiedad” ocupan un lugar central.

Ah, recordamos los días en que poner un anuncio en el catálogo de la conferencia, el envío de un correo electrónico a la lista de asistentes y dejar caer un elemento promocional en la bolsa swag constituyó un esfuerzo (algo) razonable de marketing de eventos.

Mi cómo las cosas han cambiado. Hoy en día, el contenido es el rey y es vital para continuar creando contenido no sólo para promover las inscripciones y RSVPs, sino para ofrecer información útil y datos a los asistentes para preparar la bomba para todo el contenido adicional que se absorberán en el evento. Los blogs y el intercambio social son ahora los medios de marketing preferidos para los profesionales del evento que necesitan conectarse con todas las generaciones, pero especialmente Gen X, Gen Y y Millennials.

No sólo eso, sino propiedad de activos de marketing como la construcción de su propia lista de correo electrónico crecerá más y más importante a medida que la gente se vuelve más protectora de su identidad en línea y bandejas de entrada. Todo es parte de la construcción de relaciones uno a uno con los miembros de su audiencia y la creación de un intercambio de información.

8. El emprendimiento empresarial prosperará.

Los últimos 5 años han sido testigos de una efusión de tecnología de eventos como la industria nunca ha visto. Parte de esto es debido a la última burbuja de la tecnología y un montón de dinero de inversión que se vierte en empresas de tecnología en general. Sin embargo, la industria de los eventos también ha visto un montón de empresas no tecnológicas desde la Gran Recesión, con muchos planificadores de eventos independientes, empresas de gestión de eventos, empresas de catering y nuevos lugares poniendo fuera de sus guijarros como la economía se recupera.

En 2017, el emprendimiento de eventos florecerá y comenzará a madurar. Las empresas más antiguas de tecnología de eventos (y por mayores, me refiero a 5-10 años de edad) comenzará a refinar las ofertas y construir sus productos para expandir sus bases de clientes. Las nuevas empresas de tecnología de eventos buscarán innovar en áreas como la producción de eventos, la gestión de invitados y la interacción con los asistentes. Y las nuevas empresas de planificación de eventos y lugares seguirán floreciendo si la demanda de la industria continúa su crecimiento constante.

Así que ésto es nuestro pronóstico de tendencias de eventos para 2017 … tener un año nuevo productivo y rentable y una feliz planificación del equipo de Planning Pod.

May 15

La guía completa de planificación de eventos que debes leer

No comience a planear su próximo evento sin leer estos 10 pasos.

Si bien este es un resumen de alto nivel de algunos de los pasos que deberá seguir al desarrollar un evento, no podemos identificar todos los detalles que necesitará pensar (ya que gran parte dependerá del tipo Del acontecimiento que usted está sosteniendo). Sin embargo, esperamos que lo siguiente proporcione un punto de partida para la planificación de su evento.

También hemos elaborado una lista de comprobación fácil de usar para que nada quede entre las grietas.

1. Desarrolle Objetivo y Objetivos del Evento

El primer paso es establecer un objetivo y objetivos tangibles. (Por ejemplo, ¿por qué está organizando este evento y qué espera lograr?)

2. Organizar un equipo

Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considere la posibilidad de identificar a un director de eventos clave o presidente de eventos, así como a presidentes individuales para subcomités, tales como:

Gestión de locales;
Altavoces;
entretenimiento;
publicidad;
Patrocinadores;
Gestión de voluntarios

3. Establecer una fecha

Es posible que la fecha ya esté preestablecida para un evento recurrente, pero si se trata de un nuevo evento, asegúrese de considerar lo siguiente antes de confirmar la fecha:

¡Date tiempo suficiente! Idealmente, usted debe tener 4-6 meses para planificar (dependiendo de la naturaleza de su evento)
Tenga en cuenta las fiestas estatutarias y religiosas
Evite los períodos de vacaciones escolares (por ejemplo, invierno, primavera y vacaciones de verano)
Consulte las fechas con los participantes clave, por ejemplo, ponentes, presentadores, invitados VIP, etc.
Planificación de un evento en este momento? Descargue nuestra lista de verificación de planificación de eventos aquí.

4. Marca tu evento

Si desea que su evento se destaque, debe elegir un tema oportuno y convincente que lo distingue de su competencia. Esto significa que usted necesita para llegar a un tema general dinámico y es necesario tener mucho cuidado con el nombre real – ya que puede ser una atención clave getter, especialmente en los medios de comunicación en línea.

Brainstorm de nombres: Cuando usted está pensando en el nombre del evento, piense en:
¿Cómo es su evento diferente de otros eventos en su sector?
¿Qué esperas transmitir a través de este evento?
Crear un Tagline: Una vez que has llegado hasta con un nombre, también tratar de elaborar un lema – un eslogan de marca corto, memorable que describe el evento.
Diseñe un Logo: El paso final será tener un logotipo creado para representar su evento. Un logotipo puede ser una herramienta de marca eficaz – que ofrece un reconocimiento inmediato de su evento en todos sus artículos publicitarios y promocionales (por ejemplo, camisetas, botellas de agua, bolsas, etc.)

5. Crear un Plan Maestro:

Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluyendo:

Gestión de lugares, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
Ponentes / presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
Actividades / entretenimiento
Publicación / promoción (en línea y fuera de línea, por ejemplo: página web y promoción en línea, calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios de comunicación, señalización, medios de comunicación social, etc.)
Registro (inscripción en línea, pago y seguimiento, inicio de sesión en el sitio, etc.)
Gestión de patrocinadores / socios
Gestión de voluntarios

6. Determinar los Procesos Administrativos

En otras palabras, ¿cómo vas a realizar un seguimiento de tus listas de planificación, registro, presupuesto, invitados y oradores, etc.?

Si usted es un cliente de Administración de Membresía de Wild Apricot, puede crear rápida y fácilmente un evento y administrar su registro a través de nuestro sistema de gestión de eventos en línea.

Si su sitio web o su base de datos de membresía no está alimentado por Wild Apricot, es posible que desee determinar cómo organizar mejor y realizar un seguimiento de toda la información de su evento. Puede revisar las herramientas de software de gestión de eventos a través de un directorio, como Capterra (http://www.capterra.com/event-management-software).

7. Identificar y establecer asociaciones y patrocinadores

¿Hay organizaciones con las que podría asociarse o solicitar patrocinios para sufragar los costos y aumentar la participación potencial? Cuando usted involucra a otras personas o grupos en su evento, ellos tienen una participación en ayudar a difundir la palabra y hacer que el evento sea un éxito.

Es posible que desee considerar:

Buscar patrocinadores corporativos para financiar una parte del evento. Esto puede ir desde organizaciones nacionales que quieran patrocinar una cena, ofrecer un premio de puerta o un elemento clave de subasta silenciosa, a empresas locales que podrían proporcionar bienes o servicios, como flores para las mesas, artículos de bolsas de regalo, etc. .
Asociarse con organizaciones comunitarias que puedan ofrecer un lugar y / o asistencia con la organización o la dotación de personal de un evento

8. Crear un plan de publicidad

Incluso con el altavoz más asombroso o entretenimiento line-up, necesita publicidad para atraer a la gente en la puerta. La promoción del evento comienza con la notificación o página inicial de su sitio web, anote en su boletín informativo o correo electrónico para guardar la fecha y, a continuación, se compone de publicidad en línea y fuera de línea, relaciones con los medios y divulgación continua para fomentar el registro. Y ningún plan es completo sin las gracias de post-evento, patrocinador reconocimientos y artículos sobre los mensajes clave del evento o el éxito de recaudación de fondos.

Para obtener más información sobre la promoción, consulte la Guía de promoción de eventos.

9. Establecer un presupuesto

Su presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los ítems clave identificados en su Plan Maestro de Eventos. No se olvide de incluir los gastos de viaje o alojamiento para los ponentes, presentadores, etc.

10. Determinar el proceso de evaluación

¿Cómo determinará si su evento es un éxito? ¿Mide el éxito por el número de inscritos o asistentes o es dependiente de usted rompiendo o elevando una cantidad objetivo en donaciones?

Cuando establezca sus metas y objetivos iniciales del evento, también debe considerar cómo evaluará el evento para determinar su éxito. Si está utilizando un paquete de software de gestión de pertenencia, como Wild Apricot’s, puede controlar fácilmente los números de registro y las tarifas. Sin embargo, si su evento implica el seguimiento, por ejemplo, una subasta silenciosa, entonces tendrá que poner algunos procesos en el lugar para identificar los bienes ofrecidos en especie y los fondos recaudados en el evento.

De la misma manera, si el objetivo de su evento es aumentar la concienciación, tendrá que comparar y recopilar datos sobre las actividades de las redes sociales en línea / menciones, etc. y la publicidad fuera de línea, de nuevo basándose en sus metas iniciales.

Cómo crear fácilmente registros y pagos en línea para su próximo evento
A lo largo de los años Wild Apricot ha ayudado a miles de organizaciones a planificar eventos con nuestro software de gestión de afiliación todo en uno. Facilitamos la creación de eventos con registro en línea y pagos. Además, cada vez que alguien se registra para su evento, su información se actualiza automáticamente en su base de datos de miembros.

May 13

Conoce la guía completa de planificación de conferencias

Organizar una conferencia desde cero requiere una tremenda cantidad de previsión y recopilación de datos. El proceso entero puede tomar un par de años dependiendo del tamaño del grupo, pero es concebible lanzar una conferencia acertada en un solo año si usted puede tomar decisiones rápidas.

La realidad de la planificación de una conferencia es que, sin ninguna experiencia, usted puede perder mucho tiempo sobre-pensar cada pequeño detalle al pasar por alto los temas más importantes.

Para hacer el proceso más sencillo para los principiantes, hemos esbozado los pasos más importantes al tiempo que le proporciona enlaces a nuestros tutoriales más detallados sobre cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de la conferencia que le ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.

Paso 1: Crear una visión de su conferencia

Cada evento comienza con una visión, pero necesitará transformar su visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. En primer lugar, es necesario comenzar con los conceptos básicos como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Paso 2: Creación de un plan de negocios

A menos que su conferencia esté siendo financiada por una subvención u organización, usted va a necesitar mapear de dónde viene su dinero y para qué se está usando. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse a principios del proceso de planificación.

Ahora, con el fin de poner un precio en una conferencia, es necesario tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su itinerario y línea de altavoces será el factor de venta para los potenciales registrantes.

Paso 3: Comparación de lugares y servicios

Después de tener una idea más específica sobre cuándo tendrá lugar su conferencia y cuánta gente desea asistir, puede comenzar a comprar un lugar apropiado.

Tenga en cuenta que su selección de locales también determinará sus costos de catering y audio / visual. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y hoteles de eventos requieren que usted use sus servicios internos para cualquier evento in situ.

La mayoría de las conferencias tendrá que proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los huéspedes que viajan desde fuera de la región. Esta necesidad crea otro conjunto de consideraciones para tener en cuenta la decisión de su sede.

Paso 4: Reclutamiento y Administración de Registrantes

Incluso las conferencias más populares deben comercializar eficazmente su evento para llenar cada asiento en la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia generan oportunidades de ingresos y patrocinio. Y las personas más que se han registrado creará más demanda de publicidad y aperturas de participación. Larga historia corta, si usted puede dibujar una multitud entonces todo lo demás se caerá en su lugar mucho más fácil.

Gestionar el registro se hace más difícil a medida que su evento crece en tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarle a rastrear el número, procesar los pagos y organizar los datos.

Paso 5: Planificación de los detalles en sitio

Finalmente, después de organizar e implementar los elementos empresariales de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles en el sitio. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada habitación y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de las personas asocian con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es caminar a través de su itinerario como lo harían sus invitados. Imagínense cómo piensan y actúan en cada punto del día para resolver problemas antes de que surjan.

Paso 6: Consejos para la gestión de exposiciones

Las conferencias suelen contener un área de exposición o un piso de convenciones donde los patrocinadores y vendedores alquilan espacio para promocionar sus productos.

Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Tenga en cuenta que un área de exposición requerirá un compromiso significativo de tiempo y recursos, así que asegúrese de estar preparado para administrar las necesidades de varios proveedores antes de comprometerse con este formato.

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